1. منزل، بيت
  2. انضم إلينا
  3. مكتب التدقيق
  4. عمليات تدقيق عقود الهيئة لخدمات الطوارئ والحوادث

عمليات تدقيق عقود الهيئة لخدمات الحوادث والطوارئ

لكل 21 CCR القسم 10000.8تخضع عقود الخدمات المعمارية والهندسية للمعايير المحاسبية المتعارف عليها. ويجوز للمدير التنفيذي طلب إجراء عمليات تدقيق مالية وتقييم أداء قبل أو أثناء أو بعد منح العقد، حسب الحاجة، لضمان تقديم الخدمات المتعاقد عليها ضمن الجدول الزمني والميزانية المتفق عليهما. 

يستخدم مكتب التدقيق هذه التقييمات عند العمل مع شركات الهندسة المعمارية والهندسية:

الخدمات الاستشارية

مراجعة ما قبل منح الجائزة: يحددس إذا كانت التكاليف المقترحة في إطار المؤهلات اختيار عادلة, معقولمدعومة بوثائق المصدر. المادة 1104 من قانون الولايات المتحدة رقم 40 و قانون حكومة كاليفورنيا، الباب 1، الفصل 10، القسم 4528 (أ) (1) يتطلب الأمر التفاوض على تعويض عادل ومعقول.

مراجعة مجموعة الموارد الرئيسية (MRP): يحدد ما إذا كانت تكاليف الاستشاري ومقاوليه الفرعيين المفوترة فعلية ومدعومة، وتعكس فقط تلك التكاليف المسموح بها بموجب أحكام العقد و الجزء 31 من الفصل 1 من الباب 48 من قانون اللوائح الفيدرالية(تقييم مؤقت للسنة المالية الحالية) 

تدقيق الامتثال للعقد

ويسمى أيضًا تدقيق التكاليف المتكبدة, يحدد ما إذا كانت الهيئة أو مقاولوها/مستشاروها قد التزموا بمتطلبات الامتثال التعاقدية/المالية، مثل: 

  • يتمتع نظام الإدارة المالية للمستشارين والمستشارين الفرعيين بالقدرة على تجميع وفصل التكاليف المباشرة وغير المباشرة المعقولة والقابلة للتخصيص والمسموح بها، ويحتفظ بسجلات تكلفة كافية تفصل تكاليف المشروع عن تكاليف العمليات الأخرى وفقًا لما تتطلبه مبادئ التكلفة في قانون اللوائح الفيدرالية (CFR). 48 الفصل 1 الجزء 31 و الجزء 200 من قانون اللوائح الفيدرالية 2 أو 49 CFR الجزء 18.  
  • تُعتبر تكاليف الاستشاريين والاستشاريين الفرعيين المُفوترة تكاليف فعلية ومُدعمة، ولا تعكس إلا تلك التكاليف المسموح بها بموجب أحكام العقد و الجزء 31 من الفصل 1 من الباب 48 من قانون اللوائح الفيدرالية. 
  • التزام الاستشاريين والاستشاريين الفرعيين باتفاقيتهم مع الهيئة. (تدقيق كامل على مدى عدة سنوات مالية)

التعامل مع مكتب التدقيق كشركة هندسية ومعمارية

  مراجعة ما قبل منح الجائزة  مراجعة مجموعة الموارد الرئيسية (MRP)  تدقيق التكاليف المتكبدة 
غاية
  • تقديم الدعم التفاوضي لمدير العقود فيما يتعلق بعمليات الشراء القائمة على المؤهلات لتقييم مدى معقولية معدلات الفوترة المقترحة للمستشارين والمستشارين الفرعيين.
  • المراجعة ليست تدقيقًا للأسعار المقترحة. 
  • تحديد ما إذا كان المستشار والمستشارون الفرعيون يلتزمون بشروط اتفاقيتهم مع الهيئة، بما في ذلك الالتزام بالتكاليف وفقًا للوائح الفيدرالية المعمول بها.  
  • يقتصر التقييم على التحقق من التكاليف المقترحة في مجمع الموارد الرئيسي لسنة مالية معينة.
  • المراجعة ليست تدقيقًا للأسعار المقترحة. 
  • تحديد ما إذا كان المستشار والمستشارون الفرعيون يلتزمون بشروط الاتفاقية مع الهيئة، بما في ذلك الالتزام بالتكاليف وفقًا للوائح الفيدرالية المعمول بها.
  • مراجعة الممارسات المحاسبية والضوابط الداخلية والوثائق الداعمة لجميع التكاليف المفوترة خلال فترة التدقيق.
الخطوات الرئيسية للمستشارين الفرعيين
  • قم بتقديم المستندات المطلوبة مبدئيًا
  • اختبار المدقق
  • تقديم المستندات الإضافية المطلوبة
  • تقرير
  • قم بتقديم المستندات المطلوبة مبدئيًا
  • اختبار المدقق
  • تقديم المستندات الإضافية المطلوبة
  • تقرير 
  • قم بتقديم المستندات المطلوبة مبدئيًا
  • اجتماع المدخل
  • المقابلات والجولات التعريفية
  • اختبار المدقق
  • تقديم المستندات الإضافية المطلوبة
  • اجتماع الخروج
  • تقرير 
شائع بدءًا المستندات المطلوبة
  • عرض سعر
  • معدلات مدققة أو جداول معدلات التكاليف غير المباشرة
  • ميزان المراجعة
  • نموذج الضريبة 940/941
  • سجلات الرواتب وقت طلب المؤهلات (RFQ) 

للسنة المالية المحددة: 

  • معدلات مدققة أو جداول معدلات التكاليف غير المباشرة
  • ميزان المراجعة
  • نموذج الضريبة 940/941
  • سجلات الرواتب اعتبارًا من 1 يوليو 

بالنسبة للسنوات المالية المحددة: 

  • معدلات مدققة أو جداول معدلات التكاليف غير المباشرة
  • ميزان المراجعة
  • نموذج الضريبة 940/941

للعام الحالي: 

  • تم إكمال استبيان الرقابة الداخلية 
المدة التقديرية 3 ل 4 أسابيع 1 ل 2 شهور 4 ل 8 شهور

بعد إجراء تدقيق للتكاليف المتكبدة

  • يمكن للمستشار الفرعي أن يطلب خطاباً يؤكد معدل النفقات العامة المدقق لأي من السنوات التي تم تدقيقها.
  • إذا لم يوافق المستشار أو المستشار الفرعي على النتائج، فيمكنه طلب مراجعة من قبل لجنة مراجعة التدقيق عن طريق تقديم ملاحظاته كتابيًا. تضم اللجنة كبير المستشارين القانونيين، ورئيس الأركان، ورئيس قسم التعاقدات. ستقوم اللجنة بمراجعة الملاحظات، وطلب أي معلومات إضافية عند الحاجة، والرد كتابيًا.

نموذج لغة العقد الموجود في الملحق ب: تفاصيل الميزانية وأحكام الدفع

إصدار الفواتير والدفع

مقابل الخدمات المقدمة على نحو مُرضٍ وفقًا لشروط هذا الاتفاق، وبعد استلام مدير عقود الهيئة للفواتير واعتمادها، توافق الهيئة على تعويض الاستشاري عن ساعات العمل الفعلية على أساس التكلفة الفعلية، على ألا يتجاوز ذلك معدلات الفوترة بالساعة (المُعدّلة)، شاملةً الأجر الفعلي بالساعة، والمزايا الإضافية، والتكاليف غير المباشرة/العامة، والتكاليف العامة والإدارية، والرسوم المحددة. ويوافق الاستشاري على تعويض جميع المقاولين من الباطن بنفس هيكل الدفع. ويتعين على الاستشاري تقديم معدلات التكاليف العامة المُحدّثة للاستشاري الرئيسي وجميع المقاولين من الباطن قبل 30 يومًا على الأقل من تاريخ التعديل السنوي. ولا يجوز أن تتضمن أي فاتورة تكاليف الاستشاري الرئيسي و/أو أي استشاري من الباطن لم يقم بذلك. مُقَدَّم تكاليفها العامة المحدثة سنوياً. لا يجوز أن تتجاوز المعدلات المعدلات تم تحديدهأو عند التصعيد، ويجب أن تعكس التكاليف الفعلية.

مبادئ التكلفة

يوافق المستشار على الامتثال لمبادئ التكلفة الفيدرالية المطبقة على اتفاقية التعاون الخاصة بمنحة إدارة السكك الحديدية الفيدرالية رقم FR-HSR-0118-012-01-00، بصيغتها المعدلة (منحة السنة المالية 10)، واتفاقية التعاون المعدلة الخاصة بمنحة إدارة السكك الحديدية الفيدرالية رقم FR-HSR-0009-10-01-06 (منحة قانون الإنعاش وإعادة الاستثمار الأمريكي)، ومتطلبات تمويل وزارة النقل الأمريكية، و/أو متطلبات تمويل الوكالات الفيدرالية الأخرى. تشمل هذه الأحكام، على سبيل المثال لا الحصر، الأحكام السارية من الجزء 200 من قانون اللوائح الفيدرالية (بما في ذلك المادة 200.101)، والمتطلبات الإدارية الموحدة، ومبادئ التكلفة، ومتطلبات التدقيق للمنح الفيدرالية، واللوائح التنفيذية لوزارة النقل الأمريكية في الجزء 1201 من قانون اللوائح الفيدرالية. عند الاقتضاء، يشمل هذا الامتثال أيضًا تعميم مكتب الإدارة والميزانية A-87، بصيغته المعدلة، ومبادئ التكلفة للحكومات المحلية وحكومات الولايات، والجزء 31 من قانون اللوائح الفيدرالية 48، مبادئ وإجراءات تكلفة العقد. يوافق الاستشاري على الامتثال الباب 49 من قانون اللوائح الفيدرالية، الجزء 18، المتطلبات الإدارية الموحدة لـ المنح والاتفاقيات التعاونية مع حكومات الولايات والحكومات المحلية. أي تكاليف تم دفعها للمستشار والتي يتبين من خلال التدقيق اللاحق أنها غير مسموح بها بموجب هذه الاتفاقية، وتعميم مكتب الإدارة والميزانية A-87، بصيغته المعدلة، و49 CFR الجزء 18 و48 CFR الجزء 31 و2 CFR الجزء 200، تخضع للسداد من قبل المستشار إلى الهيئة.

مصادر

تبذل هيئة السكك الحديدية عالية السرعة في كاليفورنيا قصارى جهدها للتأكد من أن موقع الويب ومحتوياته تفي بمتطلبات ADA الإلزامية وفقًا لإرشادات الوصول إلى محتوى الويب 2.0 Level AA من ولاية كاليفورنيا. إذا كنت تبحث عن مستند معين غير موجود على موقع هيئة السكك الحديدية عالية السرعة في كاليفورنيا ، فيمكنك تقديم طلب للحصول على المستند بموجب قانون السجلات العامة من خلال صفحة قانون السجلات العامة. إذا كان لديك أي أسئلة حول الموقع أو محتوياته ، يرجى الاتصال بالهيئة على معلومات@hsr.ca.gov.