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對A&E服務機構合約的審計

每 21 CCR 第 10000.8 條建築和工程（A&E）服務合約均須遵循標準會計準則。執行長可依需求要求進行合約授予前、中期和/或授予後財務及績效審計，以確保合約服務在約定的進度和預算內交付。 

審計署在與建築設計公司合作時會使用這些評估結果：

諮詢服務

頒獎前審查： 決定s 如果資格審查中提出的成本是基於… 選擇 公平, 合理的並且有源文件佐證. 美國法典第40篇第1104條 和 加州政府法典第1篇第10章第4528(a)(1)條 需要協商公平合理的補償。

主資源池（MRP）審查： 確定顧問及其分包商的帳單是否真實、有據可依，並且僅反映合約條款和相關規定允許的成本。 CFR 48 第 1 章 第 31 部分（本財政年度中期評估） 

合約合規性審計

也稱為 已發生成本審計, 確定管理局或其承包商/顧問是否遵守了合約/財務合規要求，例如： 

  • 顧問和分包顧問的財務管理系統能夠匯總和區分合理的、可分配的、允許的直接和間接成本，並維護足夠的成本記錄，按照《聯邦法規彙編》（CFR）的成本原則，將專案成本與其他營運成本分開。 48 第一章 第三十一節 和 2 CFR 第 200 部分 或者 49 CFR 第 18 部分.  
  • 顧問和分包顧問的帳單費用均為實際費用，並有相關證明文件支持，且僅反映合約條款和相關規定允許的費用。 CFR 48 第 1 章 第 31 部分. 
  • 顧問和分包顧問遵守與主管機關簽訂的協議的情況。 （歷時數個財政年度的全面審計）

以建築設計事務所的身份與審計署合作

  授獎前審查  主資源池 (MRP) 審核  已發生成本審計 
目的
  • 為合約經理提供基於資格的採購談判支持，以評估擬議的顧問和分包顧問計費費率的合理性。
  • 審查並非對擬議費率的審計。 
  • 確定顧問和分包顧問是否遵守與管理局簽訂的協議條款，包括成本是否符合適用的聯邦法規。  
  • 支援僅對特定財政年度主資源池中提出的成本進行核實的審查。
  • 審查並非對擬議費率的審計。 
  • 確定顧問和分包顧問是否遵守與管理局的協議條款，包括成本是否符合適用的聯邦法規。
  • 審查審計期間所有已開立發票費用的會計實務、內部控制和支援文件。
關鍵步驟 對於分包顧問
  • 提交最初要求的文件。
  • 審計員測試
  • 提交所需補充文件
  • 報告
  • 提交最初要求的文檔
  • 審計員測試
  • 提交所需補充文件
  • 報告 
  • 提交最初要求的文檔
  • 入學會議
  • 訪談和演示
  • 審計員測試
  • 提交所需補充文件
  • 退出會議
  • 報告 
常見的 最初 所需文件
  • 成本方案
  • 經審計的費率或間接成本費率表
  • 試算表
  • 稅務表格 940/941
  • 資格預審申請（RFQ）時的薪資登記 

針對已確定的財政年度： 

  • 經審計的費率或間接成本費率表
  • 試算表
  • 稅務表格 940/941
  • 截至7月1日的薪資登記 

針對已確定的財政年度： 

  • 經審計的費率或間接成本費率表
  • 試算表
  • 稅務表格 940/941

今年的情況： 

  • 已完成內部控制調查 
預計持續時間 3 至 4週 1 至 2 幾個月 4 至 8 幾個月

 

在完成已發生成本審計後

  • 分包顧問可以要求發出一封信函，確認其在任何已審計年度的經審計的間接費用率。
  • 如果顧問或分包顧問對調查結果有異議，可以書面提交其意見，請求審計審查委員會進行複核。該委員會由首席法律顧問、幕僚長和合約主管組成。委員會將審查這些意見，並在必要時要求提供補充信息，最後以書面形式作出答复。

附件B常見的合約條款：預算明細與付款條款

發票和付款

對於依本協議條款令人滿意地提供的服務，經管理局合約經理收到並批准發票後，管理局同意按實際成本基礎，根據顧問實際工作時間向其支付報酬，但不得超過（按年度調整後的）綜合小時費率，該費率包含實際小時費率、附加福利、間接/管理費用、一般及行政費用以及已確定的費用。顧問同意採用相同的付款結構向所有分包商支付報酬。顧問應在年度費率調整日期前至少30天提供主顧問和所有分包商的最新管理費率。任何發票不得包含主顧問和/或任何未按時支付費用的分包商的費用。 提交 其年度更新後的管理費用。費率不得超過規定費率。 已確定或根據情況升級，並應反映實際成本。

成本原則

顧問同意遵守適用於經修訂的 FRA 撥款合作協議第 FR-HSR-0118-012-01-00 號（2010 財政年度撥款）和經修訂的 FRA 撥款合作協議第 FR-HSR-0009 號的聯邦成本原則。-10-01-06（ARRA撥款）、美國交通部資金要求和/或其他聯邦機構資金要求。這些規定包括但不限於《聯邦法規彙編》第200部分（包括§200.101）的適用條款、《聯邦撥款統一行政要求、成本原則和審計要求》以及美國交通部在《聯邦法規彙編》第2篇第1201部分中的實施細則。如適用，此項合規性還包括經修訂的OMB A-87號通函《州和地方政府成本原則》以及《聯邦法規彙編》第48篇第31部分《合約成本原則和程序》。顧問同意遵守以下規定。 遵守 《美國聯邦法規》第49篇第18部分，統一行政要求 撥款 以及與州和地方政府的合作協議。任何已支付給顧問的費用，如果經後續審計確定為根據本協議、經修訂的 OMB A-87 號通函、49 CFR 第 18 部分、48 CFR 第 31 部分和 2 CFR 第 200 部分不予報銷，則顧問應向管理局償還該費用。

資源

加利福尼亞州高鐵管理局盡一切努力確保網站及其內容符合加利福尼亞州規定的Web內容可訪問性指南2.0級AA標準所規定的ADA規定。如果您要查找不在加利福尼亞高速鐵路管理局網站上的特定文件，則可以通過“公共記錄法”頁面根據“公共記錄法”來請求該文件。如果您對網站或其內容有任何疑問，請通過以下方式與管理局聯繫： info@hsr.ca.gov.