Auditorías de contratos de autoridad para servicios de A&E

Por 21 CCR sección 10000.8Los contratos de servicios de arquitectura e ingeniería (A&E) están sujetos a prácticas contables estándar. El Director Ejecutivo podrá exigir auditorías financieras y de rendimiento previas, provisionales o posteriores a la adjudicación, según sea necesario, para garantizar que los servicios contratados se presten dentro del plazo y el presupuesto acordados.

La Oficina de Auditoría utiliza estas evaluaciones cuando trabaja con empresas de A&E:

Servicios de Asesoría

Reseña previa a la adjudicación: determinars Si los costos propuestos en un sistema basado en calificaciones selección son justos, razonable, y respaldado por documentos fuente. Título 40 del Código de los Estados Unidos §1104 y Código de Gobierno de California, Título 1, Capítulo 10, Sección 4528(a)(1) exigir la negociación de una compensación justa y razonable.

Revisión del Fondo Maestro de Recursos (MRP): determina si los costos facturados del consultor y sus subcontratistas son reales, están respaldados y reflejan solo aquellos costos permitidos por las disposiciones del contrato y por CFR 48 Capítulo 1 Parte 31. (Evaluación provisional del ejercicio fiscal en curso)

Auditoría de cumplimiento de contratos

También llamado Auditoría de costos incurridos, determina si la Autoridad o sus contratistas/consultores cumplieron con los requisitos de cumplimiento contractual/financiero, tales como:

El sistema de gestión financiera del consultor y los subconsultores es capaz de acumular y segregar costos directos e indirectos razonables, asignables y permitidos y mantiene registros de costos adecuados que separan los costos del proyecto de los costos de otras operaciones según lo exigen los principios de costos del Código de Regulaciones Federales (CFR). 48 Capítulo 1 Parte 31 y 2 CFR Parte 200 o 49 CFR Parte 18.
Los costos facturados de los consultores y subconsultores son reales, están respaldados y reflejan únicamente los costos permitidos por las disposiciones del contrato y por CFR 48 Capítulo 1 Parte 31.
Cumplimiento por parte de los consultores y subconsultores de su acuerdo con la Autoridad. (Auditoría completa a lo largo de varios ejercicios fiscales)

Interactuar con la Oficina de Auditoría como empresa de A&E

	Revisión previa a la adjudicación	Revisión del Fondo Maestro de Recursos (MRP)	Auditoría de costos incurridos
Objetivo	Brindar apoyo de negociación al Gerente de Contratos para adquisiciones basadas en calificaciones para evaluar la razonabilidad de las tarifas de facturación propuestas para consultores y subconsultores. La revisión no es una auditoría de las tarifas propuestas.	Determinar si el consultor y los subconsultores cumplen con los términos de su acuerdo con la Autoridad, incluido el cumplimiento de los costos con las regulaciones federales aplicables. Revisión limitada a verificar que se respalden los costos propuestos en el Fondo Maestro de Recursos para un año fiscal en particular. La revisión no es una auditoría de las tarifas propuestas.	Determinar si el consultor y los subconsultores cumplen con los términos del acuerdo con la Autoridad, incluido el cumplimiento de los costos con las regulaciones federales aplicables. Revisar las prácticas contables, los controles internos y la documentación de respaldo de todos los costos facturados durante el período de auditoría.
Pasos clave para subconsultores	Presentar la documentación solicitada inicialmente Pruebas de auditor Presentar la documentación adicional solicitada Informe	Presentar la documentación solicitada inicialmente Pruebas de auditor Presentar la documentación adicional solicitada Informe	Presentar la documentación solicitada inicialmente Reunión de entrada Entrevistas y recorridos Pruebas de auditor Presentar la documentación adicional solicitada Reunión de salida Informe
Común Inicialmente Documentos solicitados	Propuesta de costos Tarifas auditadas O tablas de tarifas de costos indirectos Balance de comprobación Formulario de impuestos 940/941 La nómina se registra al momento de la Solicitud de Calificaciones (RFQ)	Para el año fiscal identificado: Tarifas auditadas O tablas de tarifas de costos indirectos Balance de comprobación Formulario de impuestos 940/941 Registros de nómina al 1 de julio	Para los años fiscales identificados: Tarifas auditadas O tablas de tarifas de costos indirectos Balance de comprobación Formulario de impuestos 940/941 Para el año en curso: Encuesta de control interno completada
Duración estimada	3 a 4 semanas	1 a 2 meses	4 a 8 meses

Después de una auditoría de costos incurridos

Un subconsultor puede solicitar una carta que confirme su tasa de gastos generales auditada para cualquiera de los años auditados.
Si el consultor o subconsultor no está de acuerdo con las conclusiones, puede solicitar una revisión por parte del Comité de Revisión de Auditoría presentando sus inquietudes por escrito. El comité está integrado por el Asesor Jurídico Principal, el Jefe de Gabinete y el Jefe de Contrataciones. El comité revisará las inquietudes, solicitará información adicional, si es necesario, y responderá por escrito.

Lenguaje contractual típico que se encuentra en el Anexo B: Detalles del presupuesto y disposiciones de pago

Facturación y pago

Por los servicios prestados satisfactoriamente de acuerdo con los términos de este acuerdo, y tras la recepción y aprobación de las facturas por parte del Gerente de Contratos de la Autoridad, esta se compromete a compensar al consultor por las horas trabajadas según el costo real, sin exceder las tarifas de facturación por hora (escalonadas), que incluyen la tarifa por hora real, los gastos complementarios, los gastos indirectos/generales, los gastos generales y administrativos, y los honorarios identificados. El consultor se compromete a compensar a todos los subcontratistas con la misma estructura de pago. El consultor deberá proporcionar las tarifas de gastos generales actualizadas para el consultor principal y todos los subcontratistas al menos 30 días antes de la fecha de escalamiento anual. Ninguna factura incluirá los costos del consultor principal ni de ningún subconsultor que no hayan... enviado sus gastos generales actualizados anuales. Las tarifas no excederán las tarifas identificado, o en caso de escalada, y reflejará los costos reales.

Principios de costos

El consultor acepta cumplir con los principios de costos federales aplicables al Acuerdo de Cooperación de Subvenciones de la FRA n.º FR-HSR-0118-012-01-00, en su versión modificada (Subvención del año fiscal 2010), el Acuerdo de Cooperación de Subvenciones de la FRA n.º FR-HSR-0009 modificado.-10-01-06 (Subvención ARRA), requisito de financiación del Departamento de Transporte de los Estados Unidos (US DOT) y/u otros requisitos de financiación de agencias federales. Estas disposiciones incluyen, entre otras, las disposiciones aplicables de la Parte 200 del CFR (incluido el § 200.101), los Requisitos Administrativos Uniformes, los Principios de Costos y los Requisitos de Auditoría para las Adjudicaciones Federales, y las regulaciones de implementación del US DOT en la Parte 1201 del Título 2 del CFR. Si corresponde, este cumplimiento también incluye la Circular A-87 de la OMB, en su versión modificada, Principios de Costos para gobiernos estatales y locales, y los Principios y Procedimientos de Costos de Contratos de la Parte 31 del Título 48 del CFR. El consultor se compromete a Cumplir con Título 49 CFR, Parte 18, Requisitos Administrativos Uniformes para Subvenciones y Acuerdos de Cooperación con Gobiernos Estatales y Locales. Cualquier costo pagado al consultor que, según una auditoría posterior, se determine no admisible según este acuerdo, la Circular A-87 de la OMB, en su versión modificada, el Título 49 del Código de Reglamentos Federales (CFR), Parte 18; el Título 48 del CFR, Parte 31; y el Título 2 del CFR, Parte 200, estarán sujetos al reembolso por parte del consultor a la Autoridad.

Auditorías de contratos de autoridad para servicios de A&E

RECURSOS

Presentaciones de la Oficina de Auditoría
Guía de AASHTO para ayudar a las empresas de A&E que trabajan en proyectos gubernamentales a seguir reglas justas y consistentes al informar sus costos y gastos:
- Guía uniforme de auditoría y contabilidad para auditorías de empresas consultoras de arquitectura e ingeniería (A/E), edición 2024
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