Mga Pag-awdit ng mga Kontrata ng Awtoridad para sa mga Serbisyo ng A&E

Bawat 21 CCR seksyon 10000.8, ang mga kontrata para sa mga serbisyong arkitektura at inhinyeriya (A&E) ay napapailalim sa mga karaniwang kasanayan sa accounting. Maaaring humiling ang Executive Director ng mga pre-, interim- at/o post-award financial at performance audit kung kinakailangan upang matiyak na ang mga serbisyo sa kontrata ay naihahatid sa loob ng napagkasunduang iskedyul at badyet.

Ginagamit ng Tanggapan ng Audit ang mga pagsusuring ito kapag nakikipagtulungan sa mga kompanya ng A&E:

Mga Serbisyo sa Pagpapayo

Pagsusuri Bago ang Paggawad: matukoys kung ang mga gastos na iminungkahi sa isang batay sa mga kwalipikasyon pagpili ay patas, makatwiran, at sinusuportahan ng mga dokumentong pinagmulan. 40 Kodigo ng Estados Unidos §1104 at Kodigo ng Pamahalaan ng California Titulo 1, Kabanata 10, Seksyon 4528(a)(1) nangangailangan ng negosasyon para sa patas at makatwirang kabayaran.

Pagsusuri sa Master Resource Pool (MRP): tinutukoy kung ang gastos na sinisingil ng consultant at ng mga subcontractor nito ay aktwal, sinusuportahan, at sumasalamin lamang sa mga gastos na pinahihintulutan ng mga probisyon ng kontrata at ng CFR 48 Kabanata 1 Bahagi 31. (Pansamantalang pagtatasa ng kasalukuyang taon ng pananalapi)

Pag-awdit ng Pagsunod sa Kontrata

Tinatawag din na isang Pag-audit ng Gastos na Natamo, tinutukoy kung ang Awtoridad o ang mga kontratista/konsultante nito ay sumunod sa mga kinakailangan sa pagsunod sa kontrata/pinansiyal, tulad ng:

Ang sistema ng pamamahala sa pananalapi ng mga consultant at subconsultant ay may kakayahang mag-ipon at maghiwalay ng makatwiran, mailalaan, at pinahihintulutang direkta at hindi direktang gastos at nagpapanatili ng sapat na mga talaan ng gastos na naghihiwalay sa mga gastos ng proyekto mula sa mga gastos ng iba pang mga operasyon ayon sa hinihingi ng mga prinsipyo ng gastos ng Kodigo ng mga Pederal na Regulasyon (CFR). Kabanata 1 Bahagi 31 at 2 CFR Bahagi 200 o 49 CFR Bahagi 18.
Ang mga gastos ng consultant at subconsultant na sinisingil ay aktwal, sinusuportahan, at sumasalamin lamang sa mga gastos na pinahihintulutan ng mga probisyon ng kontrata at ng CFR 48 Kabanata 1 Bahagi 31.
Pagsunod ng consultant at mga subconsultant sa kanilang kasunduan sa Awtoridad. (Buong pag-audit sa loob ng ilang taon ng pananalapi)

Pakikipag-ugnayan sa Tanggapan ng Audit bilang isang A&E Firm

	Pagsusuri bago ang paggawad	Pagsusuri ng Master Resource Pool (MRP)	Pag-audit ng Gastos na Natamo
Layunin	Magbigay ng suporta sa negosasyon sa Contract Manager para sa mga pagkuha batay sa kwalipikasyon upang masuri ang pagiging makatwiran ng mga iminungkahing singil sa consultant at subconsultant. Ang pagsusuri ay hindi isang pag-awdit ng mga iminungkahing rate.	Tukuyin kung ang consultant at mga subconsultant ay sumusunod sa mga tuntunin ng kanilang kasunduan sa Awtoridad, kabilang ang pagsunod sa gastos sa mga naaangkop na regulasyong pederal. Sinusuportahan ang pagsusuring limitado sa pag-verify ng mga gastos na iminungkahi sa Master Resource Pool para sa isang partikular na taon ng pananalapi. Ang pagsusuri ay hindi isang pag-awdit ng mga iminungkahing rate.	Tukuyin kung ang consultant at mga subconsultant ay sumusunod sa mga tuntunin ng kasunduan sa Awtoridad, kabilang ang pagsunod sa gastos sa mga naaangkop na regulasyong pederal. Suriin ang mga kasanayan sa accounting, mga panloob na kontrol, at mga sumusuportang dokumentasyon para sa lahat ng sinisingil na gastos sa panahon ng pag-audit.
Mga Pangunahing Hakbang para sa mga Subconsultant	Isumite ang mga dokumentong hiniling sa simula Pagsusuri ng auditor Magsumite ng karagdagang hiniling na dokumentasyon Ulat	Isumite ang mga dokumentong hiniling sa simula Pagsusuri ng auditor Magsumite ng karagdagang hiniling na dokumentasyon Ulat	Isumite ang mga dokumentong hiniling sa simula Pulong sa pagpasok Mga panayam at gabay Pagsusuri ng auditor Magsumite ng karagdagang hiniling na dokumentasyon Paglabas sa pulong Ulat
Karaniwan Sa simula Mga Hiniling na Dokumento	Mungkahi sa gastos Mga na-audit na rate O Mga Iskedyul ng Rate ng Hindi Direktang Gastos Balanseng pagsubok Pormularyo ng buwis 940/941 Mga rehistro ng payroll sa oras ng Kahilingan para sa mga Kwalipikasyon (RFQ)	Para sa natukoy na taon ng pananalapi: Mga na-audit na rate O Mga Iskedyul ng Rate ng Hindi Direktang Gastos Balanseng pagsubok Pormularyo ng buwis 940/941 Mga talaan ng payroll simula Hulyo 1	Para sa mga natukoy na taon ng pananalapi: Mga na-audit na rate O Mga Iskedyul ng Rate ng Hindi Direktang Gastos Balanseng pagsubok Pormularyo ng buwis 940/941 Para sa kasalukuyang taon: Nakumpletong Survey sa Panloob na Kontrol
Tinatayang Tagal	3 sa 4 na linggo	1 sa 2 mga buwan	4 sa 8 mga buwan

Kasunod ng Isang Incurred Cost Audit

Maaaring humiling ang isang subconsultant ng isang liham na nagpapatunay sa kanilang na-audit na overhead rate para sa alinman sa mga taon na na-audit.
Kung ang consultant o subconsultant ay hindi sumasang-ayon sa mga natuklasan, maaari silang humiling ng pagsusuri ng Audit Review Committee sa pamamagitan ng pagsusumite ng kanilang mga alalahanin nang nakasulat. Kabilang sa komite ang Chief Counsel, ang Chief of Staff, at ang Chief of Contracting. Susuriin ng komite ang mga alalahanin, hihingi ng karagdagang input, kung kinakailangan, at tutugon nang nakasulat.

Karaniwang Wika ng Kontrata na Matatagpuan sa Exhibit B: Detalye ng Badyet at mga Probisyon sa Pagbabayad

Pag-invoice at Pagbabayad

Para sa mga serbisyong kasiya-siyang naibigay alinsunod sa mga tuntunin ng kasunduang ito, at sa pagtanggap at pag-apruba ng Authority Contract Manager ng mga invoice, sumasang-ayon ang Authority na bayaran ang consultant para sa aktwal na oras ng pagtatrabaho batay sa aktwal na gastos na hindi lalampas sa (itinaas) na mga rate ng pagsingil kada oras, kasama ang aktwal na rate kada oras, fringe, indirect/overhead, general at administrative, at natukoy na bayarin. Sumasang-ayon ang consultant na bayaran ang lahat ng subcontractor gamit ang parehong istruktura ng pagbabayad. Ang consultant ay magbibigay ng mga updated na rate ng overhead para sa prime consultant at lahat ng subcontractor nang hindi bababa sa 30 araw bago ang taunang petsa ng pagtaas. Walang invoice ang magsasama ng mga gastos para sa prime consultant at/o sinumang subconsultant na hindi pa isinumite ang taunang na-update na overhead nito. Ang mga rate ay hindi dapat lumampas sa mga rate nakilala, o sa oras ng pagtaas, at dapat sumasalamin sa mga aktwal na gastos.

Mga Prinsipyo ng Gastos

Sumasang-ayon ang consultant na sumunod sa mga prinsipyo ng pederal na gastos na naaangkop sa FRA Grant Cooperative Agreement No. FR-HSR-0118-012-01-00, ayon sa susog (FY 10 Grant), ang susog na FRA Grant Cooperative Agreement No. FR-HSR-0009-10-01-06 (ARRA Grant), kinakailangan sa pagpopondo ng US DOT, at/o iba pang mga kinakailangan sa pagpopondo ng pederal na ahensya. Kasama sa mga probisyong ito, ngunit hindi limitado sa, ang mga naaangkop na probisyon ng CFR Part 200 (kabilang ang § 200.101), ang Uniform Administrative Requirements, Cost Principles and Audit Requirements for Federal Awards, at ang mga regulasyon sa pagpapatupad ng US DOT sa 2 CFR Part 1201. Kung naaangkop, kasama rin sa pagsunod na ito ang OMB Circular A-87, na may susog, Cost Principles for state and local governments at 48 CFR, Part 31 Contract Cost Principles and Procedures. Sumasang-ayon ang consultant na sumunod sa Titulo 49 CFR, Bahagi 18, Mga Pantay na Pangangailangan sa Administratibo para sa Mga Grant at Mga Kasunduan sa Kooperatiba sa mga Pamahalaang Pang-estado at Lokal. Anumang mga gastos kung saan ang bayad ay ginawa sa consultant na natukoy sa pamamagitan ng kasunod na pag-audit na hindi pinahihintulutan sa ilalim ng kasunduang ito, OMB Circular A-87, ayon sa susog, 49 CFR Bahagi 18 48 CFR Bahagi 31, at 2 CFR, Bahagi 200, ay sasailalim sa pagbabayad ng consultant sa Awtoridad.

Mga Pag-awdit ng mga Kontrata ng Awtoridad para sa mga Serbisyo ng A&E

SUMBANG

Mga Presentasyon sa Opisina ng Audit
Gabay ng AASHTO upang matulungan ang mga kompanya ng A&E na nagtatrabaho sa mga proyekto ng gobyerno na sundin ang patas at pare-parehong mga patakaran kapag nag-uulat ng kanilang mga gastos at gastusin:
- Gabay sa Unipormeng Pag-awdit at Pagtutuos para sa mga Pag-awdit ng mga Kompanya ng Pagkonsulta sa Arkitektura at Inhinyeriya (A/E), Edisyong 2024
Natagpuan mo ba ang iyong hinahanap? Lipaalam sa amin.

Ginagawa ng California High-Speed Rail Authority ang bawat pagsisikap upang matiyak na ang website at ang mga nilalaman nito ay nakakatugon sa inatasang mga kinakailangan ng ADA ayon sa utos ng Estado ng California na Batayan sa Pag-access sa Nilalaman ng Web na pamantayang 2.0 Antas AA. Kung naghahanap ka para sa isang partikular na dokumento na hindi matatagpuan sa website ng California High-Speed Rail Authority, maaari kang humiling ng isang dokumento para sa ilalim ng Public Records Act sa pamamagitan ng pahina ng Public Records Act. Kung mayroon kang anumang mga katanungan tungkol sa website o mga nilalaman nito, mangyaring makipag-ugnay sa Awtoridad sa info@hsr.ca.gov.