Kiểm toán Hợp đồng của Cơ quan có thẩm quyền về Dịch vụ A&E

Theo 21 CCR phần 10000.8Các hợp đồng dịch vụ kiến trúc và kỹ thuật (A&E) phải tuân theo các chuẩn mực kế toán thông thường. Giám đốc điều hành có thể yêu cầu kiểm toán tài chính và hiệu quả hoạt động trước, trong và/hoặc sau khi trao hợp đồng nếu cần thiết để đảm bảo các dịch vụ theo hợp đồng được thực hiện trong thời gian và ngân sách đã thỏa thuận. 

Văn phòng Kiểm toán sử dụng các đánh giá này khi làm việc với các công ty kiến trúc và kỹ thuật:

Dịch vụ tư vấn

Đánh giá trước khi trao giải: quyết tâmS nếu chi phí được đề xuất dựa trên tiêu chuẩn trình độ chuyên môn lựa chọn công bằng, hợp lývà được hỗ trợ bởi các tài liệu nguồn.. 40 Bộ luật Hoa Kỳ §1104 và Bộ luật Chính phủ California, Tiêu đề 1, Chương 10, Mục 4528(a)(1) Cần đàm phán về mức bồi thường công bằng và hợp lý.

Đánh giá nhóm nguồn lực chính (MRP): Xác định xem chi phí mà nhà tư vấn và các nhà thầu phụ của họ lập hóa đơn có phải là chi phí thực tế, có căn cứ và chỉ phản ánh những chi phí được phép theo các điều khoản của hợp đồng hay không. CFR 48 Chương 1 Phần 31(Đánh giá sơ bộ năm tài chính hiện tại) 

Kiểm toán tuân thủ hợp đồng

Còn được gọi là Kiểm toán chi phí phát sinh, Xác định xem Cơ quan hoặc các nhà thầu/tư vấn của Cơ quan có tuân thủ các yêu cầu về tuân thủ hợp đồng/tài chính hay không, chẳng hạn như: 

• Hệ thống quản lý tài chính của các nhà tư vấn và nhà tư vấn phụ có khả năng tích lũy và phân tách các chi phí trực tiếp và gián tiếp hợp lý, có thể phân bổ và được phép, đồng thời duy trì hồ sơ chi phí đầy đủ, phân tách chi phí dự án khỏi chi phí của các hoạt động khác theo yêu cầu của các nguyên tắc chi phí của Bộ luật Quy định Liên bang (CFR). 48 Chương 1 Phần 31 và 2 CFR Phần 200 hoặc là 49 CFR Phần 18.  
• Chi phí tư vấn và tư vấn phụ được lập hóa đơn là chi phí thực tế, có căn cứ và chỉ phản ánh những chi phí được phép theo các điều khoản của hợp đồng và theo quy định của công ty. CFR 48 Chương 1 Phần 31. 
• Việc tuân thủ thỏa thuận giữa nhà tư vấn và nhà thầu phụ với Cơ quan có thẩm quyền. (Kiểm toán toàn diện trong nhiều năm tài chính)

Hợp tác với Văn phòng Kiểm toán với tư cách là một công ty A&E (Kiểm toán và Đánh giá)

Sau khi kiểm toán chi phí phát sinh

• Nhà thầu phụ có thể yêu cầu thư xác nhận tỷ lệ chi phí chung đã được kiểm toán của họ cho bất kỳ năm nào đã được kiểm toán.
• Nếu tư vấn viên hoặc tư vấn viên phụ không đồng ý với các kết quả kiểm toán, họ có thể yêu cầu Ủy ban Kiểm toán xem xét lại bằng cách gửi ý kiến phản biện bằng văn bản. Ủy ban này bao gồm Cố vấn trưởng, Chánh văn phòng và Trưởng phòng Hợp đồng. Ủy ban sẽ xem xét các ý kiến phản biện, yêu cầu thêm ý kiến đóng góp nếu cần thiết và trả lời bằng văn bản.

Ngôn ngữ hợp đồng điển hình được tìm thấy trong Phụ lục B: Chi tiết ngân sách và các điều khoản thanh toán