Yêu cầu các cuộc họp trực tiếp trước khi phát hành gói thầu

Cơ quan khuyến khích trao đổi thông tin giữa Cơ quan và các bên quan tâm trước khi ban hành lệnh mua sắm. Bất kỳ trao đổi thông tin nào cũng phải phù hợp với các yêu cầu về tính toàn vẹn của quá trình mua sắm (xem Quy định mua sắm liên bang Phần 3.104, Tính toàn vẹn của mua sắm). Các bên quan tâm bao gồm những người đề nghị/đặt giá tiềm năng và các thành viên nhóm tiềm năng của họ (bao gồm cả các doanh nghiệp nhỏ) và đại diện ngành.

Tham gia các cuộc họp riêng với Cơ quan trước khi ban hành lệnh mua sắm sẽ cho phép các bên quan tâm đánh giá khả năng đáp ứng các yêu cầu về mua sắm và ký kết hợp đồng của họ. Các cuộc họp riêng sẽ giúp Cơ quan hiểu rõ hơn về năng lực và khả năng của ngành, cũng như nâng cao khả năng của Cơ quan trong việc có được các dịch vụ và vật tư chất lượng, bao gồm cả xây dựng, với giá cả hợp lý.

Cơ quan này tìm cách thúc đẩy việc trao đổi thông tin sớm về các cơ hội ký kết hợp đồng trong tương lai. Việc trao đổi thông tin sớm giữa các bên quan tâm và nhân viên của Cơ quan có thể xác định và giải quyết các mối quan ngại liên quan đến chiến lược mua sắm, bao gồm loại hợp đồng được đề xuất, các điều khoản và điều kiện, và lịch trình; tính khả thi của các yêu cầu, bao gồm các yêu cầu về hiệu suất, phạm vi công việc và các yêu cầu về dữ liệu; tính phù hợp của các hướng dẫn nộp hồ sơ và tiêu chí đánh giá, bao gồm cách tiếp cận để đánh giá thông tin về hiệu suất trong quá khứ; tính khả dụng của các tài liệu tham khảo; và bất kỳ mối quan ngại hoặc câu hỏi nào khác.

Yêu cầu của các bên quan tâm về một cuộc họp riêng phải được gửi đến capitalprocurement@hsr.ca.gov trước khi ban hành lệnh mua sắm. Yêu cầu phải xác định hoạt động mua sắm và chủ đề mà bên quan tâm muốn thảo luận cũng như vai trò dự kiến của bên quan tâm (nhà thầu chính tiềm năng, doanh nghiệp nhỏ, nhà cung cấp, v.v.). Việc gửi yêu cầu không đảm bảo cuộc họp sẽ diễn ra.

Thông tin trao đổi trong các cuộc họp này hoặc bất kỳ thông tin liên lạc liên quan nào sẽ không cấu thành một thỏa thuận, lời hứa hoặc cam kết khác của Cơ quan hoặc bất kỳ bên quan tâm nào. Tất cả thông tin được cung cấp chỉ nhằm mục đích thảo luận và không nhằm mục đích tạo ra bất kỳ nghĩa vụ nào, pháp lý hoặc khác